今回は、円満に退職するために必要な5つのポイントについてご紹介します。
いざ退職したいと思っても、何からどのように始めて、どんなことに気をつければよいかと悩む方も多いのではないでしょうか？
そこで、円満退職に向けた注意点と次の環境にすすむためのポイントを解説していきます。転職をお考えの方は必見です！
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はじめまして。転職エージェントとして日本全国に向けた職業紹介サービスを提供しているJOBDOOR（ジョブドア）です。
こちらのブログでは転職成功への入り口となるような情報を発信しています。
転職を決意した際、どんなことに注意していくべきか事前に把握できていないと、退社した後で面倒な対応に追われることがあります。5つのポイントに分けて注意点を詳しくご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
転職・退職の意思を伝える
転職・退職を考えた時に、誰にいつ伝えるかについてご説明します。
基本的には勤務している会社の規定に従えば問題はありませんが、円満退社のためにはできる限り会社に迷惑をかけない形をとるべきです。
まずは、課長や部長など、直属の上司に転職・退職の意思を伝えましょう。
従業員数の少ない会社では、社長に直接伝えても良いでしょう。
次に、伝えるタイミングについてです。
円満退職を目指すためには、退職希望日の直前に伝えることは避けましょう。
1ヶ月前までが連絡の期限と規定されていても、急な申し出には会社側も対応しづらく、印象が悪くなってしまいます。
転職・退職の意思を伝える理想の時期は退職希望日の3ヶ月前が目安とされています。公務員の場合は年度末で伝える場合が多いです。
業務の引き継ぎにかかる期間も踏まえて、余裕をもって伝えておくことをおすすめします。転職先が決まっている場合は入社時期を調整してもらうのも手です。
退職希望日について、会社から日程調整を希望される場合がありますが、会社と自身の希望をすり合わせ、双方の納得いく日を決めましょう。
提出物を揃える
転職・退職に際し、提出物は会社によって規定や慣習があります。
1つ目は、提出物の種類。
2つ目は、書類の様式。
3つ目は、記入方法です。
提出物の種類には、退職願、退職届、辞表があります。
書類の様式は、会社で決められた様式か、自由な様式かの違いがあります。
記入方法に関しては、手書きかパソコン入力かの違いです。
最近はパソコンで作成することが一般的になっていますが、会社の規定や慣習に従うと確実なので、分からない場合は上司に確認しましょう。
提出物でよく質問をいただくのが、「退職願」「退職届」「辞表」の違いです。
その会社や機関に合ったものを提出する必要があるため、こちらも上司に確認することをおすすめしますが、それぞれの書類の違いも説明します。
・退職願
「退職したい」という意思表示で、会社が承認するまでは撤回が可能な書類です。
・退職届
会社が退職願を承認した後で、事務手続きの記録として提出する書類です。特別な事情がない限り後から撤回することはできず、提出した時点で退職が確定します。
・辞表
社長や取締役、公務員など、役職を辞めることを届けるための文書で、一般の会社員は使用しません。
なお、退職理由を書類に記載するとき、書き方に悩まれる方が多くいらっしゃいます。
円満退社を叶えるためには、会社への不平不満は控え、自身のスキルアップを理由とすると良いでしょう。
また、退職金の支払額に影響する場合があるため、正確に記載しましょう。
例えば、会社都合の退職であるにもかかわらず、自己都合の退社として記載してしまうと、退職金が満額もらえない場合があります。
会社都合か自社都合かを明確にした上で、自身の印象が悪化しないよう心がけましょう。
返却物をもれなく返す
会社から貸与されていたパソコンや社員証、制服があれば、もれなく返却しましょう。
特に、機密情報を含む資料や端末は返却したことをメールやメッセージで確実に残しておくと、退職後のトラブル回避につながります。
資料や端末の破棄を指示された場合は、会社に処理の方法を確認してから対応しましょう。
貸与物の所在・対応を明確にし「どこにいったかわからない」ということが無いようにしましょう。
業務の引き継ぎ
引き継ぎ期間を設定する
退職に向けて、書類提出や貸与物を返却する等の事務手続きを進めるのと並行して、業務の引き継ぎも行いましょう。
まずは、今まで自分がやってきた業務内容をリスト化します。
リストをもとに上司や後輩と相談しながら、誰に何を引き継ぐかを決めましょう。
つぎに、引き継ぎのスケジュールを作ります。
緊急の業務などが入り、引き継ぎがスムーズに進まないこともあるので、余裕を持ったスケジュールを作るようにしましょう。
業務ごとの進め方や進捗を共有する
引き継ぎのスケジュールが決まったら、それに従って業務内容を共有していきます。
これまでのやりとりや進捗、今後の方針を共有し、引き継いだ後も滞りなく会社の仕事がすすむようにしましょう。
引き継ぎは、これまで以上に報告・連絡・相談を意識して行いましょう。
自分が説明したから引き継ぎが完了した、という認識ではなく、後任の担当者が理解できていることを確認した上で、引き継ぎ完了と捉えることが大切です。
会社から必要書類を受け取る
提出物の提出、貸与物の返却、引き継ぎが完了したら、次の環境に向けての必要書類を受け取ります。
会社から受け取る書類は以下の5つです。
・離職票
・健康保険資格喪失証明書
・雇用保険被保険者証
・年金手帳
・源泉徴収票
どんな場面で必要になるか、順番に説明していきます。
・離職票
離職票は、雇用保険の失業給付を受ける際に必要になる書類で、転職先が決まっている場合は失業期間を経ないため、不要な書類です。
退職者が希望することで会社から発行される書類のため、必要な場合は申請しておきましょう。
発行の手続きに時間がかかるため、退職後に郵送で届くことが多いです。
なお、よく似た書類として「退職証明書」が挙げられます。
離職票が退職後の手続きに使用できる公的な文書であるのに対し、退職証明書は、退職者の希望を受けて会社が発行する「退職者が確かに退職したことを証明する書類」です。
混同し、誤った書類を申請しないように注意する必要があります。
・健康保険資格喪失証明書
転職先の社会保険へ加入する際、または国民健康保険などへの加入の際に必要になる書類です。
新たに健康保険に加入する際は必ず提示が求められるので、確実に受け取っておきましょう。
・雇用保険被保険者証
雇用保険に加入していることを証明する書類です。転職の際は、転職先の会社への提出が求められます。
会社が管理していることが多いので、退職時には必ず受け取るようにしましょう。
・年金手帳
公的年金制度への加入を証明するものです。勤務先が変わっても同じものを継続して使用するため、会社で管理されている場合は必ず受け取っておきましょう。
・源泉徴収票
1年間に会社から支払われた給与や賞与、納税額が記載された書類です。会社は労働者に対して発行することが義務付けられています。
転職先が決まっている場合は転職先に提出し、そうでない場合は確定申告の際に使用します。
発行に時間がかかる書類ですが、退職後1ヶ月が経過しても手元に届かない場合は、退職した職場へ問い合わせると良いでしょう。
必要な書類が届かない場合、退職後に会社へ問い合わせる必要があります。
会社を通していても、やりとりをするのは退職するあなたと在職している社員です。退職時の印象が悪いと、在職している社員も快く対応ができないものです。
まとめ
いかがでしたか？紹介した5つのポイントと注意点に沿って円満退職を目指すことで、退職後にやりとりが発生しても、スムーズに対応できるでしょう。
次の環境に向けてすっきりとした気持ちで向かうためにも、円満退職を目指しましょう。
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